Microsoft (MS) Teams heeft een enorme vlucht genomen sinds de wereld is geconfronteerd met de Covid-19 uitbraak. Grote en kleine organisaties hebben vaak ongelooflijk snel geschakeld en ervoor gezorgd dat de bedrijfsvoering doorgezet kon worden met thuismedewerkers. In maart gaf Microsoft aan wereldwijd 44 miljoen gebruikers van MS Teams te hebben. Een maand later in april 2020 was dit aantal gestegen tot 75 miljoen gebruikers. Ook andere on-line samenwerkingsplatforms zoals bijvoorbeeld Zoom kregen te maken met een gigantische stijging van het aantal gebruikers.

Microsoft (MS) Teams compliance recording

Organisaties kiezen echter toch steeds vaker voor het gebruik van MS Teams. De eerste reden hiervoor is de veiligheid van het platform. Met name Zoom viel qua veiligheid ernstig door de mand. Microsoft heeft zijn toewijding aan informatiebeveiliging getoond door middel van grote hoeveelheden documentatie over de beveiligingsmaatregelen, technologie en encryptie die zijn geïmplementeerd om soortgelijke problemen voor Teams-gebruikers te voorkomen. De tweede reden is met name voor financiële instellingen erg belangrijk en dat is compliance. Microsoft hanteert een veel meer bedrijfsgerichte aanpak dan zijn concurrenten. Het bedrijf heeft aanzienlijke middelen geïnvesteerd in de ontwikkeling van een API die het belang van compliance-opname benadrukt, wat resulteert in een platform dat superieur is aan zijn concurrenten om te voldoen aan MiFID II- en GDPR-vereisten.

We merken echter ook dat veel organisaties ten onrechte denken dat de ingebouwde opname functionaliteit in MS Teams voldoet aan de compliance wetgeving. Dit is echter niet het geval!

Microsoft zegt hierover zelf:

Each of the categories entails different requirements for how recordings are initiated, what is recorded, where recordings are stored, who is notified, who controls access, and how retention is handled.

TEAMS INTERACTION RECORDING OVERVIEW

ConvenienceFunctionalOrg – GeneralOrg – RegulatedLawful Intercept
InitiatorUserApp/SolutionAdmin (system)Admin (system)LEA
TargetPer-call / meetingPer-call / meetingPer-call / meetingPer-userPer-endpoint / DID
Storage ownerUserAppAdminComplianceLEA
Notification required?YesYesYesYesNo
Access OwnerUserAppAdminComplianceLEA
Retention Policy?OptionalYesYesYesYes

Teams provides various capabilities for convenient and functional recording for meetings and live events.

Bron: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/teams-recording-policy

Zoals u ziet maakt Microsoft onderscheid in opname functionaliteit in 5 verschillende doelgroepen. De opname functionaliteit van Microsoft ondersteunt alleen de groepen Convenience en Functional. Financiële instellingen die onder de MiFID II wetgeving vallen worden door Microsoft aangeduid als Org – Regulated en kunnen alleen worden vastgelegd door toepassing van een compliance recorder van een derde partij. Als u dus als financial gebruikt maakt van MS Teams en de ingebouwde recording functionaliteit van Microsoft voldoet u niet aan de MiFID II wetgeving!

Microsoft heeft een certificeringsprogramma in het leven geroepen om klanten de zekerheid te bieden dat de oplossing van elke deelnemende partner is getest en geverifieerd om de kwaliteit, compatibiliteit en betrouwbaarheid te bieden die ze van Microsoft-oplossingen verwachten.

BPS International is goed vertegenwoordigd met haar partnerschappen. Van de wereldwijd 7 gecertificeerde leveranciers hebben wij samenwerkingsverbanden met 3 van de grotere ontwikkelaars en zijn onze medewerkers hierin getraind en opgeleid.

Te weten de merken:

Neem vandaag nog geheel vrijblijvend contact met ons zodat we samen met u kunnen kijken welke oplossing het best past bij uw wensen en eisen betreffende compliance recording voor Microsoft Teams.